ビジネス英語 英会話から学ぶ ~ 36. タイムシートの導入

6.ビジネス英会話

今回は、勤怠やプロジェクト管理のために、タイムシートを導入する場面の会話です。

会話

Amy: Good morning, everyone. Today, I’d like to discuss the introduction and management of time sheets. As you know, it’s important for us to accurately track our time spent on different tasks. This will help us monitor productivity and allocate resources effectively. Let’s begin the discussion.
おはようございます。皆さん、今日はタイムシートの導入と管理について話し合いたいと思います。皆さんご存知の通り、異なるタスクに費やした時間を正確に追跡することは重要です。これによって、生産性のモニタリングやリソースの効果的な配分が可能になります。では、議論を始めましょう。

「This will help us ~(動詞)」で「これは私たちが~するのを助ける」という意味で、便利な表現です。

Ben: Thank you for bringing this up, Amy. I agree that implementing time sheets can provide valuable insights into our work patterns and help us identify areas for improvement. How do you propose we introduce the time sheet system?
エイミーさん、これを取り上げていただき、ありがとうございます。私も同意見です。タイムシートを導入することで、私たちの作業パターンを把握し、改善の余地を見つけることができるでしょう。どのようにタイムシートシステムを導入するか、提案はありますか?

「help us identify」も前例と同様の使い方ですね。

Amy: I suggest we start by informing the team about the purpose and benefits of using time sheets. We can provide clear instructions on how to fill out the sheets and set expectations regarding their regular submission. Additionally, we can explore software options that automate the process and make it easier for everyone to track their time.
まず、タイムシートの目的と利点についてチームに周知することを提案します。シートの記入方法について明確な指示を提供し、定期的な提出に関する期待を設定することができます。さらに、プロセスを自動化し、誰もが時間を追跡しやすくするためのソフトウェアを探ってみることもできます。

Charles: I agree with your suggestions, Amy. It’s important to provide training and support to ensure that everyone understands how to accurately complete their time sheets. Regular reminders and follow-ups can also help maintain compliance with the system.
エイミーさんの提案に同意します。正確にタイムシートを記入する方法を理解できるよう、トレーニングとサポートを提供することが重要です。定期的なリマインダーやフォローアップも、システムの遵守を維持するのに役立ちます。

Ben: Agreed. We should also establish a process for reviewing and analyzing the data collected from the time sheets. This will help us identify trends, assess project timelines, and make data-driven decisions for resource allocation and project planning.
賛成です。また、タイムシートから収集したデータのレビューと分析のためのプロセスを確立する必要があります。これによって、トレンドの把握、プロジェクトのタイムラインの評価、リソースの配分やプロジェクト計画に基づいた意思決定が可能になります。

タイムシートで時間を記録することにより、勤怠管理だけでなく、クライアントやプロジェクトごとのコスト計算や、タスクごとの時間データの収集が可能になり、戦略的意思決定の基礎データになります。

Amy: Absolutely, Ben. Regular meetings to discuss the insights gained from the time sheet data will be beneficial. We can address any issues or bottlenecks identified and make necessary adjustments to improve efficiency. Let’s schedule follow-up sessions to track progress and ensure the successful implementation of the time sheet system.
その通りです、ベンさん。タイムシートデータから得られた知見を議論するための定期的な会議は有益です。特定された問題やボトルネックに対処し、効率を改善するための必要な調整を行うことができます。進捗状況を追跡し、タイムシートシステムの成功した導入を確認するために、フォローアップのセッションを予定しましょう。

「Absolutely.」の代わりに、「Definitely.」も使えます。

ちなみに、「absolute value」といえば「絶対値」のことです。

関連する用語

  1. Time tracking – 時間の追跡
  2. Timesheet – タイムシート
  3. Clock in/out – 出勤/退勤の打刻
  4. Billable hours – 顧客に請求可能な時間
  5. Non-billable hours – 顧客に請求できない時間
  6. Overtime – 残業時間
  7. Leave/vacation – 休暇
  8. Break – 休憩時間
  9. Project code – プロジェクトコード
  10. Task description – タスクの説明
  11. Regular hours – 通常の勤務時間
  12. Absence – 欠勤
  13. Time entry – 時間の入力
  14. Approval – 承認
  15. Timesheet submission – タイムシートの提出
  16. Time off request – 休暇申請
  17. Timesheet software – タイムシートソフトウェア
  18. Time allocation – 時間の割り当て
  19. Timesheet review – タイムシートのレビュー
  20. Time management – 時間管理
  21. Timesheet accuracy – タイムシートの正確性
  22. Time tracking system – 時間追跡システム
  23. Timesheet reminder – タイムシートのリマインダー
  24. Timesheet approval workflow – タイムシートの承認フロー
  25. Billable rate – 請求単価
  26. Time entry validation – 時間の入力の検証
  27. Productivity analysis – 生産性の分析
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