アニメ動画で学ぶビジネス英語 英会話フレーズ ~ 40. 注文書/納品書/請求書 3点照合 (3-way matching)

6.ビジネス英会話

今回は、3-way matching(日本では注文書、納品書(検収記録)、請求書の3点照合といわれます)についての会話です。

会社の内部統制(internal control)を構成する数ある仕組みの中でも、基本的なものの1つです。

一緒に勉強していきましょう!

単語の予習

  1. procure (verb) – 購入する、調達する
  2. discrepancy (noun) – 不一致、相違
  3. implement (verb) – 実施する、導入する
  4. functionality (noun) – 機能、機能性
  5. streamline (verb) – 簡素化する、合理化する
  6. critical (adjective) – 重要な、極めて重大な
  7. minimize (verb) – 最小限に抑える
  8. effective (adjective) – 効果的な、効果がある
  9. potential (adjective) – 潜在的な
  10. accuracy (noun) – 正確さ、精度
  11. automated (adjective) – 自動化された
  12. duplicate (noun/adjective) – 重複、複製
  13. flag (verb/noun) – 警告する、フラグを立てる
  14. integrate (verb) – 統合する、一体化する
  15. verify (verb) – 確認する、検証する
  16. receipt (noun) – 受領、受取証明書
  17. procurement (noun) – 調達、購買
  18. efficiency (noun) – 効率性、効率
  19. review (noun/verb) – 確認、検討する
  20. audit (noun/verb) – 監査、監査する

会話

Amy: Good morning, everyone. Today, I’d like to talk about the importance of 3-way matching in our procurement process.
(みなさん、おはようございます。今日は、調達プロセスにおける3-way matchingの重要性についてお話ししたいと思います。)

「procurement」は、「調達、購買」の意味です。

購買部門は、「procurement department/section/team」というのが一般的です。

Ben: That sounds interesting. Could you explain what 3-way matching is exactly?
(興味深いですね。具体的に3-way matchingとは何なんでしょうか?)

Amy: Sure. 3-way matching is a critical process in our procurement cycle where we verify that the purchase order, the supplier invoice, and the goods receipt match perfectly.
(もちろん。3-way matchingは、調達サイクルにおいて、注文書、(仕入れの)請求書、および納品書(検収記録)が完全に一致しているかどうかを確認する重要なプロセスです。)

Charles: Why is this process so important for us?
(なぜこのプロセスが私たちにとって重要なのですか?)

Amy: Great question, Charles. The 3-way matching process helps us ensure that we only pay for goods and services that we have actually received and approved. It minimizes the risk of overpayment or paying for items we haven’t received.
(素晴らしい質問ですね、チャールズさん。3-way matchingプロセスは、実際に受け取り、承認した商品とサービスのみを支払うことを確実にします。過払いや受け取っていない商品の支払いリスクを最小限に抑える役割があります。)

購買部門、物やサービスの受領部門、支払部門がわかれている大企業では、基本的かつ重要な管理プロセスです。しかし、日本の中小企業で、形式的にまでこれを求めると非効率が発生することが想定されます。購買部門がわかれていない場合には、注文書の重要性は低下します。一方、請求書を払っていいかの責任者の確認は必須ですが。

Ben: I see. How does the 3-way matching procedure work, and what are the steps involved?
(なるほど。3-way matchingの手続きはどのように進められるのでしょうか?手順はどのようなものですか?)

Amy: The procedure is quite straightforward. First, when the goods are received, the receiving department records the receipt in the system after checking with the corresponding purchase order. On the other hand, the accounts payable department matches the supplier’s invoice with the corresponding purchase order and goods receipt in the system. If all three documents match, the invoice is approved for payment.
(手続きはかなりシンプルです。まず、商品が受け取られると、受入部門は注文書との一致を確認のうえ、その受入れをシステムに記録します。一方、支払課は請求書をシステム内の対応する注文書と納品書(検収記録)と照合します。3つの書類がすべて一致した場合、請求書は支払い承認されます。)

「quite」は「かなり、とても」という意味です。「The procedure is quite straightforward.」のように、形容詞の前に使われることが多いです。

「quite」に代えて「pretty」も、同じような意味で話し言葉でよく使われます。
「The procedure is pretty straightforward.」

「the corresponding ~」は「(話しているものに)対応する~」という意味です。

Charles: It sounds like an effective way to prevent errors and ensure accuracy in our payments.
(エラーを防ぐ効果的な方法であり、支払いの正確性を保証する方法のように聞こえますね。)

「prevent errors」の「prevent」には、「事前に誤りを防ぐ」というニュアンスがあります。

一方、「detect errors」といえば、「事後的に誤りを発見する」という意味です。

事前と事後のコントロールとして、管理手続きに関する文書や会話によくでてきます。

Amy: Absolutely, Charles. Implementing the 3-way matching process can help us avoid payment discrepancies, duplicate payments, and potential fraud.
(その通りです、チャールズさん。3-way matchingプロセスの導入は、支払いの不一致、重複支払い、潜在的な詐欺を防ぐのに役立ちます。)

大きな会社の支払部門では、over-payment や duplicate payments をなくすように、たとえば同じ請求書番号がすでにシステムに記録されていると重複のアラームをだすなど、いろいろな施策がほどこされています。

Ben: Is there any specific system or software we need to use for 3-way matching?
(3-way matchingには特定のシステムやソフトウェアを使う必要があるのでしょうか?)

Amy: Yes, we have already integrated 3-way matching functionality into our procurement system. The system automatically compares the relevant documents and flags any discrepancies for further review.
(はい、既に3-way matchingの機能を調達システムに統合しています。システムは自動的に関連する書類を比較し、不一致があれば確認のためにフラグを立てます。)

Denis: That’s really convenient and helps us streamline the process.
(それは大変便利ですね。プロセスを効率化するのに役立ちます。)

Amy: Exactly, Denis. It improves efficiency and accuracy in our procurement and payment procedures.
(その通りです、デニスさん。調達と支払いの手続きの効率と正確性が向上します。)

関連する用語

  1. Purchase Order (PO) – 注文書
  2. Goods Receipt – 納品書(または入庫伝票など)
  3. Supplier Invoice – 仕入れ請求書
  4. Receiving Department – 入荷部門
  5. Accounts Payable Department – 支払課
  6. Invoice Approval – 請求書の承認
  7. Discrepancy – 不一致
  8. Purchase Requisition – 発注依頼書
  9. Purchase Approval – 発注の承認
  10. Payment Authorization – 支払いの承認
  11. Purchase Order Number – 注文書番号
  12. Unit Price – 単価
  13. Quantity – 数量
  14. Receiving Date – 受入日
  15. Invoice Date – 請求書の日付
  16. Goods Receipt Date – 入庫日
  17. Purchase Order Amount – 注文金額
  18. Invoice Amount – 請求金額
  19. Matching Criteria – マッチング基準
  20. Purchase Order Verification – 発注書の検証
  21. Invoice Verification – 請求書の検証
  22. Purchase Order Acknowledgment – 発注書の確認
  23. Exception Handling – 例外処理
  24. Payment Terms – 支払条件
  25. Accruals – 未払費用
  26. Non-PO Invoice – 発注書なし請求書
  27. Receipt Confirmation – 受領確認
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