今回は、効果的な会議（ミーティング）の進行についての会話です。
ビジネスのリアルな現場の英語をマスターしていきましょう。
会話
A: Hi, I have an important business meeting coming up, and I want to ensure it runs smoothly. Can you provide some tips on how to effectively facilitate a business meeting?
「こんにちは、重要なビジネスミーティングが控えているのですが、ミーティングが円滑に進行できるように確認しておきたいです。ミーティングを効果的に進行するためのコツを教えていただけますか？
tips は、「ちょっとしたコツ、ヒント」のことです。
B: Certainly. Before the meeting, set a clear agenda outlining the topics to be discussed and allocate time for each agenda item. Start the meeting on time and encourage active participation from all attendees. Ensure that everyone has an opportunity to speak and share their thoughts.
「もちろんです。ミーティングの前に、議題を明確にし、各議題に対して時間を割り当てたアジェンダを作成してください。ミーティングは時間通りに始め、全参加者の積極的な参加を促しましょう。全員が話す機会を持ち、自分の考えを共有できるようにしてください。」
「agenda」は、日本語にもなってきていますが、「議題や審議のスケジュールなどを整理したドキュメント」のことです。「議題」そのものを指して使われることもあります。
また、議事録のことを、「minutes」といいます。
A: How can I manage any conflicts or disagreements that arise during the meeting?
「ミーティング中に生じる紛争や意見の不一致をどのように管理すればいいですか？」
B: It’s important to address conflicts or disagreements constructively. Encourage open and respectful dialogue, allowing each party to express their perspectives. Seek common ground and facilitate a discussion to find mutually acceptable solutions. If needed, consider involving a mediator or scheduling a separate meeting to address specific conflicts.
「紛争や意見の不一致は建設的に対処することが重要です。率直かつ敬意をもった対話を促し、各当事者が自分の視点を表現できるようにしてください。共通の点を見つけ、相互に受け入れ可能な解決策を見つけるための議論を促進します。必要であれば、仲介者を巻き込んだり、特定の紛争に対処するために別のミーティングを予定したりすることも検討してください。」
「constructive」というのは「建設的な」という意味がある、こうした難しい場面で便利な表現です。
A: How can I ensure that the meeting stays focused and productive without going off-topic?「ミーティングをその目的から逸脱せずに生産的に進行させるにはどうすればいいですか？」
B: As the facilitator, it’s your role to keep the meeting on track. Gently guide the discussion back to the agenda if it veers off-topic. Set ground rules for the meeting, such as raising hands to speak and allowing each person sufficient time to express their ideas. Encourage active listening and discourage interruptions to maintain a focused and productive environment.
「ファシリテーターとして、ミーティングの進行をコントロールする役割を果たします。もし話題が逸脱してしまった場合は、おだやかに議題に戻るように誘導してください。ミーティングのためのルールを設定し、発言するために手を挙げることや、各人が十分な時間を持って自分の意見を表現できるようにしてください。積極的に他者の発言を聴き、途中で遮ることがないように促し、焦点を絞られた生産的な環境を維持しましょう。」
「such as raising hands (to speak) and allowing each person sufficient time (to express their ideas)」とすると、よくわかるように、raising と allowing が対等の位置づけになっています。
「each person」 のように、each （それぞれの）に続く名詞は、単数形であることも忘れないでね。
A: Thank you for the advice. I will implement these suggestions to ensure a productive and well-managed meeting.
「アドバイスありがとうございます。これらの助言を実践して、生産的でうまく管理されたミーティングを行います。」
B: You’re welcome. If you have any more questions or need further assistance, feel free to ask. Best of luck with your upcoming meeting!
「どういたしまして。もし他に質問があったり、さらなるサポートが必要な場合は、遠慮なくお尋ねください。今後のミーティング頑張ってください！」
関連する用語
- Agenda – 議題
- Chairperson – 議長
- Minutes – 議事録
- Attendees – 出席者
- Opening Remarks – 開会の辞
- Discussion – 議論
- Decision-making – 決定
- Action Items – アクションアイテム
- Follow-up – 後続手続き
- Timekeeping – 時間管理
- Agenda Item Order – 議題順序
- Q&A – 質疑応答
- Clarification – 明確化
- Consensus – 合意
- Dissent – 異議
- Vote – 投票
- Break – 休憩
- Resolutions – 決議事項
- Roll Call – 名簿点呼
- AOB (Any Other Business) – その他の事項
- Delegation – 委任
- Time Allocation – 時間配分
- Meeting Etiquette – 会議のエチケット
- Raise a Point – 議題提起
- Conclusion – 結論
- Adjournment – 閉会
- Follow-up Actions – 後続の行動
- Wrap-up – 総括
次は、「ビジネスネットワーキングの方法」についての会話です。
