ビジネス英語 ~ 45. 売掛金(売上)の管理

6.ビジネス英会話

今回は、営業部門における、売掛金すなわち売上代金の未回収残高の管理についての会話です。

同僚のMarcoが急に退職することになり、その対処に追われているようです。

単語の予習

  1. Accounts receivable (or Receivables) – 売掛金
  2. Ledger – 元帳
  3. Discrepancy – 差異
  4. Balance – 残高
  5. Debit – 借方
  6. Credit – 貸方
  7. Overdue – 期限超過の
  8. Liability – 負債
  9. Reconciliation – 調整
  10. Write-off – 資産計上されていたものを全額損失計上すること
  11. Recovery – 回収
  12. Complex – 複雑な
  13. Clarify – 明確にする
  14. Confusion – 混乱
  15. Investigation – 調査
  16. Progress – 進捗
  17. Resolution – 解決
  18. Conditions – 条件
  19. Client – 顧客
  20. Agreement – 合意、契約

会話

A: Good morning. Yesterday, I was working on organizing accounts receivable that Marco had been handling until 9 PM. It was quite a task.
おはようございます。昨日は夜9時まで、Marcoが担当していた売掛金の整理をして、大変でした。

accounts receivable というように、account を複数形にするのが一般的です。

買掛金は、accounts payable です。

実務では、A/R や A/P と省略されることも多いです。

「昨日」という過去より、さらに以前に「Marcoが担当していた」ことを示すので、過去完了形が使われていますね。

B: I see. Since Marco left the company suddenly, there wasn’t enough time for proper handover, right?
そうですか。Marcoは急に会社を辞めたので、引継ぎの時間がとれず大変ですよね。

A: Yes, there’s a discrepancy of 20 million yen between the sub ledger and the general ledger for accounts receivable.
はい、売掛金の補助元帳(勘定元帳、台帳)と総勘定元帳との間に2000万円もの差異があるんです。

B: Oh, that’s a significant issue. Which balance is larger, the sub ledger or the general ledger? えー? 
それは大きな問題ですね。どちらの残高が大きいのですか?

A: The balance in the general ledger is higher. There’s a possibility that we might need to make additional expense entries. It could also affect our budgeting.
GLの残高の方が大きいです。もしかしたら、費用を計上しなければならなくなるかもしれません。予算上も問題になりますね。

B: First, organize the transactions to verify which balance is accurate. Especially for sales to M Company and N Company, as their transactions can be complex and confusing. Investigate thoroughly while making sure you have a solid understanding of the basics of the transactions. Please update me on the progress by this evening. I’d like to inform the CEO sooner as well.
まず、何が正しい残高なのかを取引を整理して確認してください。特に、M社とN社向けの売り上げは、取引が複雑混乱しやすいので、基本的なことを十分に理解したうえで、調査してください。いったん今日の夕方に、進捗を教えてください。はやめに社長にも連絡しておきたいので。

A: Understood. Additionally, there are a few customers with considerably old outstanding balances. The largest one is related to construction sales to S Company. They owe us around 33 million yen for almost a year now. The collection term was supposed to be based on the 25th calendar day of the month following the invoicing month.
承知しました。それから、かなり古い売掛金が残っている相手先がいくつかあります。もっとも大きいのは、S社向けの工事売上です。約3300万円が1年近く回収されていません。回収条件は、月末締め翌月25日のはずなのですが。

「月末締め翌月25日払い」(請求書を受領した月の翌月25日の支払)のような支払(回収)条件を、英語で正確に説明しようとするとやや冗長な表現にならざるをえませんね。

なお、海外で比較的多くみられるのは、Net 30 といって、請求書受領後30日の支払です。

B: Is that construction sales related to the Fuji Project? Please check with Ted from the Sales Department right away. I vaguely remember hearing something about a dispute with the customer before, but I don’t recall the details clearly.
その工事売上は、例の富士プロジェクトの関係ですかね? すぐに営業部のTedに確認してください。以前にお客さんともめているという話を聞いたような記憶があるのですが、はっきり覚えていません。

A: Understood.
承知しました。

B: Anyway, let’s first confirm the facts promptly, organize the information, and communicate it to the management. After that, we can discuss the necessary steps for managing accounts receivable more properly.
とにかく、まずは事実を早急に確認して、情報を整理し、マネジメントに伝えましょう。そのあとで、より適切に売掛金を管理するのに必要な手順について議論しましょう。

A: Agreed. I’ll reach out to Ted about the Fuji Project sales and try to get a clear picture of the situation. Once we have the accurate information, we can address the outstanding balances and work on a plan to recover the overdue payments.
同意します。富士プロジェクトの売上についてTedに連絡し、状況を把握してみます。正確な情報が手に入れば、未払い残高に対処し、延滞支払いを回復するための計画を立てることができます。

B: Perfect. Additionally, regarding the discrepancies between the sub ledger and the general ledger, consult with the finance team to ensure proper reconciliation. It’s essential to locate the source of these discrepancies and rectify them.
完璧です。それに加えて、元帳と総勘定元帳との間の差異については、財務経理チームと相談して適切な調整を行ってください。これらの差異の原因を特定し、修正することが重要です。

A: Absolutely, I’ll work closely with the finance team to investigate and correct the discrepancies. We’ll make sure that all the records are accurate and consistent.
もちろん、財務経理チームと連携して差異を調査し、修正に取り組みます。すべての記録が正確で一貫性のあるものになるようにします。

B: Good. And for those aged outstanding balances, we need to initiate collection efforts promptly. I suggest reaching out to the customers and discussing payment arrangements to recover the long overdue amounts. Let’s prioritize this to minimize any further financial impact.
いいですね。また、古い未払い残高については、早急に回収活動を開始する必要があります。お客様に連絡し、支払いの取り決めについて話し合い、長期間の未払い金を回収するよう努めましょう。さらなる財務への影響を最小限に抑えるためにも、これを優先しましょう。

A: Got it. I’ll work on a plan to address the aged outstanding balances and ensure that we recover the overdue payments effectively. I’ll keep you updated on the progress and any significant findings.
了解しました。古い未払い残高に対処するための計画を立て、未払い支払いを効果的に回収できるよう取り組みます。進捗や重要な発見については、随時ご報告いたします。

B: Thank you for your prompt attention to these matters. Let’s collaborate closely to resolve these issues and maintain the financial integrity of our records.
これらの問題に迅速に対処いただき、ありがとうございます。これらの課題を協力して解決し、私たちの記録の財務的な完全性(信頼性)を維持しましょう。

integrity という単語は、「誠実、高潔、完全性」などと訳されることが一般的ですが、なかなか的確な日本語が見当たらないように思います。

ちなみに、Cambridge Dictionary では、以下のような意味が記載されていました。

  1. the quality of being honest and having strong moral principles that you refuse to change
  2. the quality of being whole and complete

関連する用語

  1. Collection – 回収、徴収
  2. Aging Schedule – 売掛金残高の期限別内訳
  3. Allowance for Doubtful Accounts – 貸倒引当金
  4. Bad Debt – 不良債権
  5. Credit Terms – 回収条件
  6. Cash Flow – キャッシュフロー
  7. Customer Statement – 顧客取引明細書
  8. Days Sales Outstanding (DSO) – 売掛金回収日数
  9. Payment Terms – 支払条件
  10. Credit Limit – 信用限度額
  11. Invoice – 請求書
  12. Credit Control – 信用管理
  13. Discount – 割引
  14. Remittance – 送金、支払
  15. Statement of Account – 取引明細書
  16. Debt Collection – 債権回収
  17. Outstanding Balance – 未回収残高
  18. Credit Risk – 信用リスク
  19. Open Item – 未処理項目
  20. Payment Reminders – 支払リマインダー
  21. Overpayment – 過払い
  22. Delinquent Account – 遅延債権
  23. Past Due – 期限切れ、遅延
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