英文メールの書き方を英会話で学ぶ 一石二鳥！

単語の予習

1. project update – プロジェクトの進捗報告
2. regarding – ～に関して
3. assistance – 助け、援助
4. draft – 下書き
5. subject line – 件名
6. greet – 挨拶する
7. convey – 伝える
8. overview – 概要
9. progress – 進捗
10. initial phase – 初期フェーズ
11. successfully – 成功裏に、うまく
12. achieve – 達成する
13. setback – 障害、妨げ
14. implementation stage – 実装段階
15. explain – 説明する
16. additional – 追加の
17. resources – リソース、資源
18. smooth execution – すべらかな実行
19. take steps – 対策を講じる
20. need for – ～の必要性

会話

A: Hey, I need to send an email to my boss in New York regarding the project update in Tokyo. Do you have a moment to help me?
「ねえ、東京のプロジェクトの進捗に関して、ニューヨークにいる上司へのメールを送らなければならないんだけど、ちょっと手伝ってもらえる？」

B: Of course! What do you need assistance with?
「もちろん！何を手伝えばいい？」

A: I want to make sure I cover all the necessary information and convey it effectively. Can you help me draft the email?
「必要な情報をすべて網羅して、効果的に伝えたいんだけど、メールの下書きを手伝ってくれる？」

B: Sure, let’s start with the subject line. How about “Tokyo Project Update”?
「もちろん、ではまず件名から考えましょう。”東京プロジェクトの進捗” ってどうですか？」

A: Sounds good. Now, in the opening, I want to greet the supervisor and mention that I hope they’re doing well. How should I phrase that?
「いいですね。とりあえず、オープニングでは、上司に（元気で、順調にやっていらっしゃるか）挨拶をしておきたいんですけど、どう表現すればいいですか？」

B: You can start with “Hi Mike [Supervisor’s Name], I hope this email finds you well.”
「”〇〇さん。お元気でいらっしゃいますか。” と書くといいでしょう。」

A: Great. Next, I want to provide an overview of the project’s progress. What should I include?
「分かりました。次に、プロジェクトの進捗の概要を伝えたいんですけど、どんなことを書けばいいですか？」

B: You can mention that the initial phase has been successfully completed and the team has achieved the desired outcomes so far.
「プロジェクトの初期フェーズが無事に完了したことと、チームが今までに期待される成果を達成していることを伝えましょう。」

A: Okay, I’ll write that down. Now, there was a minor setback during the implementation stage. How should I explain that?
「分かりました。書いておきます。次に、実装段階で小さな問題が発生しました。それをどう説明すればいいですか？」

B: You can mention that additional resources are needed to ensure the smooth execution of the project, and you’re already taking steps to address the issue.
「プロジェクトの円滑な進行のために追加のリソースが必要であり、その問題に対処するために既に対策を講じていることを伝えましょう。」

A: Got it. I’ll mention the need for a meeting with the supervisor to discuss any concerns or suggestions they might have. How should I phrase that?
「分かりました。上司とのミーティングを希望して、プロジェクトに関するご心配事や提案事項を話し合いたいと書きたいんですけど、どう表現すればいいですか？」

B: You can say something like, “I would like to request a meeting to discuss any concerns or suggestions you may have regarding the project. Your expertise and guidance would be highly valuable in overcoming the current challenges.”
「”プロジェクトに関するご心配事や提案事項などについて議論するためのお時間をいただければと思います。現在の課題を克服する上でも、貴方のご経験とご指導は非常に貴重です。” のような表現を使うといいでしょう。」

A: Perfect. Lastly, I’ll wrap up the email and express my anticipation for their response and further discussion. Anything else I should include?
「それでいいですね。最後に、メールを締めくくり、上司のご返信とさらなる議論を楽しみにしている旨を伝えます。他に何か入れるべきことはありますか？」

B: It’s always good to include your contact information at the end, in case they need to reach out to you directly.
「直接連絡を取る必要がある場合に備えて、最後にお名前、役職、連絡先情報を記載すると良いでしょう。」

A: Right, I’ll add my name, position, and contact information. Thank you so much for your help!
「そうですね。お名前、役職、連絡先情報を追加します。本当に手伝ってくれてありがとうございます！」

B: No problem at all. I’m glad I could assist you. Good luck with the email!
「どういたしまして。お手伝いできてうれしいです。メールがうまくいくことを祈っています！」

A: Thanks again. I’ll make sure to review it before sending.
「ありがとうございます。送る前に必ずもう一度確認します。」

英文メールでの決まり文句・フレーズ

1. Dear [Name], – お世話になっております、[名前]様へ
2. Hi [Name], – こんにちは、[名前]さん
3. I hope this email finds you well. – お元気でいらっしゃいますか。
4. Thank you for your prompt response. – ご迅速なご対応、ありがとうございます。
5. I would like to follow up on our previous conversation. – 先日のお話しの続きですが、
6. I apologize for the delay in my response. – ご返信が遅くなり、申し訳ありません。
7. Please find attached the requested document. – ご要求いただいた資料を添付いたしました。
   Please find the attached requested document. も使われます。
8. I appreciate your attention to this matter. – この件にご注目いただき、感謝いたします。
9. If you have any further questions, please don’t hesitate to ask. – ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
10. I look forward to hearing from you soon. – ご連絡をお待ちしております。
11. Thank you for your understanding and cooperation. – ご理解とご協力、ありがとうございます。
12. Could you please provide more details about… – …について、詳細をお教えいただけますか。
13. I would like to schedule a meeting at your earliest convenience. – お手すきのお時間に、ミーティングの予定を調整したく思います。
14. I’m writing to inform you that… – …をお知らせするために、メールを差し上げました。
15. Please let me know if you need any further assistance. – ご不明な点等ございましたら、お知らせください。
16. I apologize for any inconvenience caused. – ご迷惑をおかけして、申し訳ありません。
17. Thank you for your patience and understanding. – ご辛抱とご理解、ありがとうございます。
18. I will look into this matter and get back to you as soon as possible. – この件について調査し、できるだけ早くご連絡いたします。
19. Could you please confirm receipt of this email? – このメールの受領をご確認いただけますか。
20. I apologize for any confusion caused by my previous email. – 先日のメールによる混乱をお詫び申し上げます。
21. I appreciate your time and attention to this matter. – この件に対するお時間とご配慮、感謝いたします。
22. I would like to request an extension for the deadline. – 締め切りの延長をお願いしたく思います。
23. I’m writing to inquire about the status of my order. – 注文の状況についてお問い合わせいたします。
24. Please let me know if there are any updates or changes. – 進捗や変更点がございましたら、お知らせください。
25. I’m sorry for any inconvenience caused by this oversight. – この見落としによるご迷惑をお詫び申し上げます。
26. I would appreciate it if you could provide clarification on this matter. – この件についてご明示いただければ幸いです。
27. I’m writing to confirm the details of our upcoming meeting. – 弊社の予定されているミーティングの詳細を確認させていただくために、メールを差し上げました。
28. Please let me know if there are any changes to the schedule. – スケジュールに変更がございましたら、ご連絡ください。
29. I would like to express my gratitude for your support. – ご支援いただき、感謝申し上げます。
30. I’m writing to provide an update on the project’s progress. – プロジェクトの進捗状況について、ご報告いたします。
31. Thank you for your prompt attention to this matter. – この件へのご迅速なご対応に感謝いたします。