今回は、プロジェクトの進捗報告についての会話です。
会社では、いろいろなプロジェクトが進んでいるので、マネジメントの方や関係者が状況を適時に正確に理解するために、進捗報告は欠かせません。
では、見ていきましょう。
会話
A: Hello, I wanted to discuss the progress of the project with you. How should we prepare the project status report?
「こんにちは、プロジェクトの進捗状況について話し合いたいと思っています。プロジェクトの進捗報告はどのようにすればよいでしょうか？」
進捗報告は、「project status report」のほかに、簡単に「project update」などでも大丈夫です。
B: It’s essential to provide a comprehensive overview of the project’s accomplishments, milestones, and any challenges encountered. We can start by organizing the report into sections for clarity.
「プロジェクトの成果、マイルストーン、直面している課題など、包括的な概要を提供することが重要です。わかりやすさのために、報告書をセクションごとに整理しましょう。」
A: Should we include specific data and metrics to demonstrate the project’s progress?
「プロジェクトの進捗状況を示すために、具体的なデータや指標を含めるべきでしょうか？」
B: Yes, incorporating quantitative data such as timelines, budget utilization, and key performance indicators can provide a clear picture of the project’s performance. It’s important to present the information in a visually appealing and easy-to-understand format.
「はい、タイムライン、予算の使用状況、主要なパフォーマンス指標などの定量的なデータを取り入れることで、プロジェクトのパフォーマンスを明確に示すことができます。情報を視覚的に魅力的で分かりやすい形式で提示することが重要です。」
「key performance indicators」は、通常短縮して、KPI と呼ばれています。
A: How often should we provide project updates to stakeholders?
「利害関係者に対してどのくらいの頻度でプロジェクトの更新情報を提供すべきでしょうか？」
B: It depends on the project timeline and stakeholder needs. Generally, regular updates on a weekly or biweekly basis are recommended, with more frequent communication during critical project phases or when major milestones are achieved.
「プロジェクトのタイムラインや利害関係者のニーズによります。一般的には、週次または隔週での定期的な更新が推奨されています。重要なプロジェクトフェーズや主要なマイルストーンの達成時には、より頻繁なコミュニケーションが必要です。」
「biweekly」は、「隔週」とともに「週に2回」という意味で使われることもあるので注意してください。「隔週」すなわち2週間に1回であることを確実に伝えるなら「fortnightly」という単語も便利です。
A: Should we prepare a formal written report or opt for a more informal presentation format?
「正式な書面報告書を作成すべきですか、それともより非公式なプレゼンテーション形式が適しているでしょうか？」
B: It depends on the preferences of the stakeholders. Some may prefer a detailed written report, while others may find a concise and visually appealing presentation more effective. It’s best to understand the preferences of each stakeholder and adapt accordingly.
「利害関係者の好みによります。詳細な書面報告書を希望する人もいれば、簡潔で視覚的に魅力的なプレゼンテーションがより効果的だと感じる人もいます。各利害関係者の好みを把握し、それに応じて適応することが最善です。」
「Some ～, while others ～」は、「～の人もいれば、～の人もいる」という訳されることが多いです。
A: Understood. I will prepare a comprehensive project status report and discuss it with the stakeholders. Thank you for your guidance.
「了解しました。包括的なプロジェクトの進捗報告書を作成し、利害関係者と話し合います。ご指導いただきありがとうございます。」
「了解しました。」は、「Understood.」でOKです。
B: You’re welcome. If you need any assistance with the report or further guidance, feel free to reach out to me. Best of luck with your presentation!
「どういたしまして。報告書やさらなるご指導が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。プレゼンテーションの成功を祈っています！」
関連する用語
- Project Scope – プロジェクトの範囲
- Work Breakdown Structure (WBS) – 作業分解構造
- Project Charter – プロジェクト憲章
- Stakeholder – ステークホルダー
- Project Manager – プロジェクトマネージャー
- Project Plan – プロジェクト計画
- Milestone – 重要な節目
- Critical Path – クリティカルパス
- Change Management – 変更管理
- Project Schedule – プロジェクトスケジュール
- Project Budget – プロジェクト予算
- Resource Allocation – リソース配分
- Quality Assurance – 品質保証
- Communication Plan – コミュニケーション計画
- Project Closure – プロジェクト終了
- Project Risk Assessment – プロジェクトリスク評価
- Project Sponsor – プロジェクトスポンサー
- Project Governance – プロジェクトガバナンス
- Project Kick-off – プロジェクトのスタート
- Project Review – プロジェクトレビュー
- Project Closure Report – プロジェクトの完了報告
- Lessons Learned – 教訓
- Resource Management – リソース管理
- Project Evaluation – プロジェクト評価
- Project Status Report – プロジェクト進捗報告書
- Project Stakeholder Engagement – プロジェクトステークホルダーの関与
